Wie man eine Rechnung erstellt: kompletter Leitfaden

Eine Rechnung zum ersten Mal zu schreiben kann einschuchtern, aber es ist einfacher als es aussieht. Eine gute Rechnung ist eine klare Zahlungsaufforderung mit allen Informationen, die Ihr Kunde braucht, um schnell und sicher zu zahlen. Die meisten Rechnungsratgeber empfehlen ein klares Set an Pflichtfeldern und Best Practices, die die Verarbeitung erleichtern¹².

Dieser Leitfaden fuhrt Sie Schritt fur Schritt durch den Prozess, von den Pflichtangaben bis zum Follow-up, damit Sie professionell abrechnen und schneller bezahlt werden.

Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist ein Dokument, das gelieferte Produkte oder Leistungen, den fälligen Betrag und die Zahlungsbedingungen auflistet. Sie dient als Nachweis fur beide Seiten und hilft dem Kunden, die Zahlung in der Buchhaltung zu verarbeiten¹².

Schritt 1: Eine klare Vorlage nutzen

Starten Sie mit einer sauberen, professionellen Vorlage. Vorlagen werden empfohlen, weil sie Konsistenz schaffen und Fehler reduzieren³. Ein einheitliches Layout erleichtert die Prufung und beschleunigt die Zahlung¹.

Wenn Sie keine Vorlage haben, konnen Sie schnell eine mit einem kostenlosen Tool wie Free Invoice Creator erstellen. Ziel ist eine klare, leicht lesbare Rechnung.

Jetzt kostenlos eine Rechnung erstellen ->

Schritt 2: Ihre Unternehmensdaten eintragen

Fugen Sie Ihre Unternehmensdaten oben in der Rechnung ein, damit klar ist, wer die Zahlung anfordert. Die meisten Ratgeber empfehlen folgende Angaben¹²:

• Firmenname
• Adresse
• E-Mail und Telefonnummer
• Website (optional)

Als Freelancer sollten Sie Ihren rechtlichen Namen und den verwendeten Geschaftsnamen angeben. Das schafft Vertrauen und erleichtert die Erfassung.

Schritt 3: Kundendaten hinzufugen

Jede Rechnung sollte den Kunden klar identifizieren. Fugen Sie Firmenname, Rechnungsadresse und einen Ansprechpartner hinzu, wenn moglich¹². So gelangt die Rechnung an die richtige Person.

Schritt 4: Rechnungsnummer und Datum

Rechnungen sollten eine eindeutige Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und das Falligkeitsdatum enthalten¹². Eindeutige Nummern erleichtern Tracking, Korrekturen und Abgleich.

Bewahrte Praxis:

• Einfache Nummerierung (z. B. 2026-001, 2026-002)
• Immer Rechnungsdatum angeben
• Immer ein konkretes Falligkeitsdatum angeben, nicht nur Zahlungsziel

Klar definierte Falligkeitstermine werden in KMU-Leitfaden empfohlen, um Missverstandnisse zu vermeiden⁴.

Schritt 5: Leistungen oder Produkte beschreiben

Listen Sie jede Position auf. Die meisten Leitfaden empfehlen detaillierte Positionen, weil sie leichter zu prufen sind¹².

Enthalten:

• Beschreibung der Leistung oder des Produkts
• Menge oder Stunden
• Satz oder Stuckpreis
• Positionssumme

Bei Dienstleistungen sollten Zeitraum und Lieferumfang genannt werden. Bei Produkten ggf. Artikelnummern.

Schritt 6: Zwischensumme, Steuern, Gesamtsumme

Zeigen Sie Zwischensumme, Steuern (falls zutreffend) und Gesamtbetrag klar an. Transparente Summen beschleunigen Zahlungen und reduzieren Streitigkeiten¹².

Wenn Sie Umsatzsteuer berechnen, weisen Sie sie klar aus. Steuerregeln variieren je nach Land.

Schritt 7: Zahlungsbedingungen und Zahlungsmethoden

Zahlungsbedingungen definieren, wann die Rechnung fällig ist, und gehoren zu professionellen Rechnungen¹³. Gängige Bedingungen sind Net 15, Net 30 oder zahlbar bei Erhalt. Geben Sie auch akzeptierte Zahlungsmethoden an (Uberweisung, Karte, ACH, PayPal usw.).

Leitfaden empfehlen, Zahlungsmethoden klar auszuweisen, um die Zahlung zu beschleunigen¹³.

Schritt 8: Notiz und Richtlinien

Fugen Sie eine kurze Notiz hinzu, um zu danken und wichtige Punkte zu nennen. Leitfaden empfehlen eine kurze Erinnerung an Falligkeit und mogliche Mahngebuhren¹⁵.

Beispiele:

• "Vielen Dank fur Ihr Vertrauen. Zahlung fallig am 31. Marz 2026."
• "Bei verspaten Zahlungen konnen monatliche Gebuhren anfallen."⁵

Schritt 9: Rechnung sofort senden

Senden Sie die Rechnung, sobald die Leistung erbracht ist. Das wird empfohlen, weil es Zahlungen beschleunigt und Verwirrung reduziert¹⁴.

Wenn Sie zu lange warten, verzogert sich die Zahlung. Schnelles Versenden reduziert Streitfalle.

Schritt 10: Zahlungen verfolgen und erinnern

Tracking ist entscheidend. Leitfaden fur kleine Unternehmen empfehlen klare Aufzeichnungen, um den Cashflow zu steuern⁴.

Wenn eine Rechnung uberfallig ist:

• Senden Sie eine hofliche Erinnerung
• Nennen Sie Rechnungsnummer und Falligkeitsdatum
• Bieten Sie eine einfache Zahlungsmethode an

Viele Zahlungsverzuge lassen sich mit einer kurzen Erinnerung losen.

Optionale Felder fur schnellere Zahlungen

Neben Pflichtfeldern konnen optionale Angaben Verzogerungen vermeiden. Ressourcen empfehlen diese Zusatzangaben fur Klarheit und schnellere Freigabe¹²³:

• Bestellnummer (PO): Wenn der Kunde PO nutzt, beschleunigt es die Freigabe.
• Projektreferenz: Kurzer Projektname oder Vertragsreferenz.
• Mahngebuhren-Hinweis: Ein kurzer Hinweis kann Verzug reduzieren⁵.
• Rabatte: Bei Skonto klare Bedingungen angeben.

Diese Details konnen Tage sparen, vor allem bei großen Kunden.

Dienstleistungen vs Produkte abrechnen

Dienstleistungsrechnungen sollten Stunden, Satze und Deliverables zeigen, Produktrechnungen Mengen und Stuckpreise. Leitfaden empfehlen detaillierte Positionen fur beide Arten, um Streit zu vermeiden¹².

Fur Dienstleistungen:

• Stunden oder Tage nennen
• Stundensatz angeben
• Leistung kurz beschreiben

Fur Produkte:

• Produkte einzeln listen
• Menge und Preis pro Einheit
• Artikelnummern bei Bedarf

Klare Positionen helfen bei der schnellen Prufung.

Beispiel fur eine einfache Struktur

Die meisten Vorlagen folgen einer vertrauten Struktur³:

1. Unternehmensdaten und Kontakt
2. Kundendaten
3. Rechnungsnummer und Daten
4. Positionen
5. Zwischensumme, Steuer, Gesamt
6. Zahlungsbedingungen und Methode

Eine bekannte Struktur beschleunigt die Verarbeitung.

So senden Sie eine Rechnung richtig

Leitfaden empfehlen, Rechnungen schnell in einem klaren Format zu senden, meist als PDF oder per Link¹². Erleichtern Sie das Offnen und Prufen.

Best Practices:

• Klarer Betreff: "Rechnung 2026-004 - Projektname"
• PDF beifugen oder Link senden
• Kurze Notiz mit Falligkeit und Zahlungsmethode

Klarheit und Schnelligkeit sind wichtiger als lange Erklarungen.

Haufige Fragen

Muss ich Steuern auf jeder Rechnung ausweisen?

Wenn Sie Steuern erheben mussen (z. B. USt, Sales Tax), weisen Sie diese klar aus. Regeln variieren je nach Region⁴.

Net 30 oder zahlbar bei Erhalt?

Net 30 ist weit verbreitet, aber zahlbar bei Erhalt kann fur kleine Projekte sinnvoll sein. Wichtig ist ein klares Falligkeitsdatum¹.

Wie wirken Rechnungen professioneller?

Nutzen Sie ein sauberes Layout, klare Typografie und konsistentes Branding. Vorlagen empfehlen einfache, gut lesbare Designs³.

Muss eine Rechnung unterschrieben sein?

Die meisten Rechnungen brauchen keine Unterschrift, aber einige Kunden oder Vertrage verlangen sie. Im Zweifel den Kundenanforderungen folgen und eine unterschriebene Kopie aufbewahren⁴.

Was tun bei Korrekturen?

Bei Anderungen sollte eine korrigierte Rechnung mit Versionshinweis oder neuer Nummer ausgestellt werden. Klare Aufzeichnungen werden empfohlen, um Verwirrung zu vermeiden⁴.

Fazit

Eine gute Rechnung ist klar, vollstandig und leicht zu bezahlen. Wenn Sie eine konsistente Vorlage nutzen, die richtigen Felder ausfullen und schnell senden, werden Sie schneller bezahlt und vermeiden Probleme.

Wenn Sie schnell professionelle Rechnungen erstellen mochten, nutzen Sie Free Invoice Creator.

Jetzt kostenlos eine Rechnung erstellen ->

---

Sources and References

---

Last updated: January 10, 2026

This article provides general business information and is not legal or tax advice.

Footnotes

1. Salesforce (2024). How to Write an Invoice. ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵ ↩¹⁶

2. FreshBooks (2024). How to Create an Invoice. ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰

3. QuickBooks (2024). Invoice Templates for Freelancers. ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶

4. U.S. Small Business Administration (2024). Invoice, billing, and payments. ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶

5. FreshBooks (2024). How To Charge Late Fees on an Invoice. ↩ ↩² ↩³